Mitarbeiter und Kalenderspalten einrichten

Um einen neuen Mitarbeiter / Spalte in deinem Kalender anzulegen, wähle Menü > Mitarbeiter (Stylisten).

In der angezeigten Liste kannst du die Reihenfolge der Mitarbeiter durch Anfassen und Schieben ändern (also mit dem sogenannten "drag and drop"). Dadurch veränderst du die Reihenfolge der Spalten in der Tagesansicht deines Kalenders. Bereits angelegte Mitarbeiter kannst du bearbeiten und über den Button "Neuer Mitarbeiter" bzw. "Neuer Stylist" einen weiteren Mitarbeiter anlegen.

In dem Dialog "Allgemein" zum Bearbeiten des Mitarbeiters vergibst du einen Namen, sowie Untertitel (das ist der Text, der direkt unterhalb des Namens klein angezeigt wird), ein Bild und eine Farbe, die für Termine und Kalenderspalte verwendet wird.

Über den Button "Dienstleistungen übernehmen von..." kannst du die verfügbaren Dienstleistungen des neuen Mitarbeiters einfach von einem existierenden übernehmen. Die einzelnen Dienstleistungen und wer welche Arbeitsschritt erledigt, bearbeitest du unter Menü > Dienstleistungen.

Hier hinterlegst du optional bei Buchungsbenachrichtigung eine E-Mail-Adresse, die benachrichtigt werden soll, sobald eine Terminbuchung angelegt wird, bei der der neue Mitarbeiter ausgewählt wurde.

Verfügst du über eine besondere E-Mail Adresse für die Benachrichtigung, wenn eine Terminbuchung auf den Status "Anwesend" gesetzt wird, kannst du sie ebenfalls hinterlegen. Dies ist z.B. gedacht für Dienste auf Smartwatches, um Mitarbeiter auf einer anderen Etage des Gebäudes bei Eintreffen ihrer Kunden zu benachrichtigen.

Die Ressourcengruppe / Typ dient der Verbindung von Assistenz-Ressourcen wie Räume und Geräte. Dies wird verwendet für die bessere Zuordnung bei der Suche nach freien Terminen. Normalerweise muss hier nichts eingetragen werden.

Über die Auswahl Mitarbeiter ausblenden kannst du die Kalenderspalte zur allgemeinen Benutzung ausblenden bzw. deaktivieren. Dies dient als Alternative zum Löschen falls du z.B. einen ehemaligen Mitarbeiter noch eine Zeit lang in den Berichten benötigst oder es bestimmte Geräte oder Räume gibt, die für eine Dienstleistung mitgebucht werden müssen, aber nicht extra angezeigt werden sollen.

Standardmäßig sind neue Mitarbeiter für alle Kunden in der Online-Buchung wählbar und buchbar. Du kannst dies einschränken auf bestehende, neue oder eigene Kunden. Eigene Kunden sind Kunden, die ihren letzten Termin bei diesem Mitarbeiter hatten.

Die Buchungszeiten bestimmen, in welchem Intervall vorgeschlagene Termine angezeigt werden. D.h. bei "30 Minuten" werden nur Termine zur vollen und halben Stunde angezeigt. Bei 75 und anderen vom Stundentakt abweichenden Intervallen, verwendet die Suche den Arbeitsbeginn bzw. die letzte Pause, um das Intervall zu ermitteln. Zu Empfehlen ist hier immer das kleinstmögliche Intervall, damit der Kalender immer alle optimalen Terminvorschläge anbieten kann.

Die assistierenden Mitarbeiter sind auszuwählen, um der Terminsuche einen wichtigen Anhaltspunkt zu geben, welche Ressourcen bei Assistenz-Arbeitsschritten erlaubt sind. Hier müssen also alle Mitarbeiter und Ressourcen ausgewählt werden, die mit dem neuen Mitarbeiter zusammen arbeiten können. Insbesondere sollte auch der Mitarbeiter selber ausgewählt werden. Denn sollte kein anderer Assistent verfügbar sein, wird der Termin so gebucht, dass sich der Mitarbeiter selbst assistiert. Die Liste der assistierenden Mitarbeiter stellt auch eine Rangliste dar, d.h. der Kalender prüft sozusagen "von oben nach unten", wer zu dem gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist. Idealerweise verschiebst du den Mitarbeiter, den du in diesem Dialog gerade bearbeitest, ans Ende der Liste, damit dies nur als Ausnahme gebucht wird.

Die Option Nur assistierender Mitarbeiter erlauben legt fest, dass wirklich nur die ausgewählten Assistenten gebucht werden können. Ansonsten werden alle anderen Ressourcen als weitere mögliche Assistenten automatisch der Liste hinzugefügt.

Das Anzeigeintervall verändert die Zeilenansicht in der Kalenderansicht. Standardmäßig wird in der Darstellung bei jeder Stunde eine kleine Unterbrechung angezeigt. In Betrieben, in denen ein andere Arbeits- und Pausentakt herrscht, kann es daher sinnvoll sein, dies hier einzustellen.

Die intelligenten Terminvorschläge sorgen dafür, dass du und deine Mitarbeiter optimal ausgelastet werden.

Deaktiviere die intelligente Terminvorschlägen nur, wenn für den Mitarbeiter keine Auslastungsoptimierung (gelb/rote Termine) verfügbar gemacht werden soll.

Unter Lückenlose Buchungen kannst du Regeln hinterlegen, an welchen Tagen Terminvorschläge so errechnet werden sollen, dass Buchungen nur direkt vor oder nach vorhandenen Buchungen angeboten werden sollen. Gedacht ist dies z.B. für Mitarbeiter, die im Block ohne Unterbrechung arbeiten wollen oder um Samstag-Nachmittage ab Mittag lückenlos aufzufüllen.

Du kannst auf den Kalender über dein Smartphone über verschiedene Schnittstellen zugreifen, Details unter https://handbuch.mitdenkt.de/de/articles/5447248