Mit dem Dienstplan steuerst du die An- und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter. Damit wird nicht nur die intelligente Suche nach freien Terminen ermöglicht, sondern auch eine umfangreiche Arbeitszeiterfassung abgebildet.
Unter Menü > Dienstplan siehst du wochenweise die Anwesenheitszeiten und Abwesenheitsgründe für alle Mitarbeiter im Kalender. Zum Ändern der Zeiten klicke einfach in ein Feld für einen Tag. Über den "..." Button können die Pausen oder Abwesenheitsgründe eingegeben werden.
Mehrere Tage und Mitarbeiter
In dem Fenster, dass du über "..." erreichst, lassen sich Arbeitszeiten oder Abwesenheiten über mehrere Tage und/oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig festlegen. Ändere dazu oben den Datumsbereich und wähle die Mitarbeiter aus. Bitte beachte, dass dabei immer alle vorhandenen Zeiten und Abwesenheiten aller ausgewählten Tage und Mitarbeiter überschrieben werden.
Abwesenheiten
Bei der Begründung der Abwesenheiten kannst du einen für den Salon intern sichtbaren Text und davon getrennt einen für Kunden bei der Online-Buchung sichtbaren Text eingeben. Wird kein Grund für Kunden angegeben, erscheint der Mitarbeiter einfach als "abwesend".
Achte bei der internen Begründung darauf, möglichst einen vorhandenen Grund auszuwählen - für Auswertungen und Berichte wird dies später zur Summenbildung benutzt. So kann die Auswertung dann z.B. alle Tage mit "Urlaub" zusammenrechnen.
Die Abwesenheiten kannst du auch in der Tagesansicht über die "Uhr" in der Kopfspalte der Mitarbeiter hinterlegen.
Flexible Pausen
Bei Tagen mit Anwesenheit kannst du eine oder mehrere Pausen festlegen. Optional sind diese "flexibel". Damit erlaubst du der #mitdenkt Intelligenz die Pause in einem festgelegtem Rahmen selbstständig zu verschieben, um deinen Kunden mehr Terminvorschläge zu ermöglichen. Dabei wird dann nicht die Pause überschrieben, sondern nur geringfügig vor oder auf später verlegt.
Außerdem gibt es die Möglichkeit die flexible Pause automatisch teilbar zu machen. Dies hilft zusätzlich bei der Vermeidung von ungünstigen Lücken im Kalender. So kann z.B. eine 60 Minuten Pause von 12 und 13 Uhr (Kernpausenzeit) auf zwei 30 Minuten Pausen zwischen 11 und 15 Uhr aufgeteilt werden:
Werkzeuge (Zeiten fortlaufend eintragen)
Damit die Arbeit am Dienstplan zügig erledigt werden kann, haben wir ein Werkzeug-Menü neben den Mitarbeiternamen auf der Hauptansicht der Dienstplans eingebaut, die dann wochenweise Aktionen ausführen:
Zeiten eintragen... kopiert den Wochenplan eines Mitarbeiters auf darauffolgenden Wochen bis zu einem angegebenen Datum. Du kannst die Woche auf jede der folgenden Wochen kopieren oder einen Rhythmus auswählen: bei "2-wöchentlich" wird der Wochenplan auf übernächste Woche kopiert und dann in jede zweite Woche. Die jeweilige Woche dazwischen wird nicht überschrieben. Außerdem kannst du auswählen, ob vorhandenen Abwesenheiten (mit hinterlegten Gründen) überschrieben oder erhalten bleiben sollen - damit z.B. keine bereits geplanten Urlaube unbedacht überschrieben werden.
Achte immer darauf, dass du in der richtigen Woche beim richtigen Mitarbeiter bist.
Löschen... entfernt alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus der Woche.
Als Vorlage speichern verwendet den Wochenplan in einer neuen Arbeitszeitvorlage.
Arbeitszeitvorlagen
Unabhängig von einzelnen Tagen und Mitarbeitern lassen sich Arbeitszeiten als Vorlage speichern. Die Funktion findest du ganz oben über den Button "Arbeitszeitvorlagen".
Neben einer Bezeichnung musst du festlegen welchen Wochenrhythmus die Vorlage haben soll. Bei einem einfachen zwei-wöchentlichen Wechsel werden dir zwei Wochen angezeigt. Für jede Woche hinterlegst du anschließend die Start und Endzeit sowie die Pausen.
Mit der Option "Andere Arbeitszeiten in den Ferien" legst du zusätzliche Wochenpläne für die Ferien an - gedacht z.B. für Auszubildende, die innerhalb der Schulferien mehr Zeit im Betrieb verbringen. Welche Tage bzw. Wochen als Ferien verwendet werden, kannst du in den allgemeinen Einstellungen für dein Bundesland auswählen.
Über den Button Zeiten eintragen... kannst du die Vorlage auf einen oder mehrere Mitarbeiter in einem Zeitraum auf die tatsächlichen Arbeitszeiten schreiben. Bedenke auch hier, dass alle vorhandenen Zeiten bei den ausgewählten Mitarbeitern und Zeitraum überschrieben werden.
Im Werkzeug-Menü bei der Hauptansicht werden alle Vorlagen zur direkten Verwendung für einen bestimmten Wochenplan angezeigt. So kannst du die Vorlage einfach für eine Woche für einen Mitarbeiter verwenden.