Benutzer und Spalten verwalten

Wenn du einen neuen Mitarbeiter anlegen möchtest, beachte bitte den Unterschied zwischen Benutzern und Spalten in #mitdenkt.

Spalten sind die buchbaren Mitarbeiter, Geräte und Ressourcen in deinem Betrieb. Sie werden als Spalten in der Tagesansicht und zur Auswahl bei Terminbuchungen angezeigt.

Benutzer sind Zugangsdaten, die angelegt werden, um nachzuvollziehen, welche Personen das System benutzen.

In den meisten Fällen solltest du und deine Mitarbeiter als Spalte und als Benutzer angelegt werden.

Um eine neue Spalte anzulegen, klicke im Menü > Stylisten auf "Neuer Stylist".

Dort trägst du unter Namen den Namen des neuen Mitarbeiters ein. Da die neue Spalte zunächst weder für Arbeitszeiten noch für Dienstleistungen freigeschaltet ist, wähle bei "Dienstleistungen übernehmen von..." einen Kollegen aus, von dem alle konfigurierten Dienstleistungen übernommen werden können.

Unter Menü > Dienstplan hinterlegst du die Arbeitszeiten des neuen Mitarbeiters - nun ist der neue Mitarbeiter mit der neuen Spalte buchbar.

Unter Menü > "Benutzer und Zugänge" kannst du einen neuen Zugang für den neuen Mitarbeiter einrichten.

Du gehst auf "Von Stylisten übernehmen", um den neuen Mitarbeiter hinzuzufügen.

Hier hast du nun die Möglichkeit, ein Passwort und (falls bei euch voreingestellt) einen PIN zu vergeben.

Wird kein Passwort (bzw. ein Passwort mit weniger als 6 Zeichen) angelegt, kann der Benutzer sich nicht selbst in #mitdenkt einloggen. Lediglich der Benutzerwechsel über den Pfeil oben rechts in der Kalenderansicht ist dann möglich.

Zum Einloggen muss dann ein anderer Zugang (z.B. der Admin oder Team Benutzer) verwendet werden.

Falls in eurem System aktiviert, gibt es neben dem Passwort auch eine PIN. Diese dient zusätzlich zum Passwort einem schnellen Benutzerwechsel. Für den PIN Login muss dann kein Benutzer ausgewählt werden, sondern lediglich ein PIN-Code eingegeben werden. Daher muss jeder Benutzerzugang eine unterschiedliche PIN verwenden. Ein Login mit der PIN ist allerdings nicht möglich - das geht nur mit einem Passwort.

Um eine Spalte zu löschen, wähle unter Menü > Stylisten den Stylisten aus und klicke auf "Löschen". Die Spalte wird als gelöscht markiert, Terminbuchungen bleiben dabei erhalten. An Tagen mit Terminbuchungen wird die Spalte dann weiterhin eingeblendet.

Den Benutzer löschst du analog unter Menü > Benutzer und Zugänge.

WICHTIG - Achte beim Löschen einer Spalte darauf, den zugehörigen Benutzer ebenfalls zu löschen, da der Zugang zum Kalender unabhängig von der Spalte bestehen bleiben würde.

Bitte verwende vorhandene Spalten und Benutzer nicht für neue Mitarbeiter, da dadurch die Historie des vorherigen Mitarbeiters umbenannt wird und die spätere Nachverfolgung (z.B. durch das Finanzamt) erschwert wird.